NBS Security — site, offerte per activiteit en beheerconsole
De klant
NBS Security is een Belgische bewakingsonderneming in Wallonië, actief voor evenementen, gebouwen en beschermingsopdrachten.
De behoefte
Offerteaanvragen ontvangen die al per activiteit gekwalificeerd zijn, en daarna sites, agenten, offertes en documenten in één tool beheren, in het Frans, Nederlands en Engels.
Wat gebouwd werd
Een drietalige etalagesite en daarachter een offerteapplicatie en een beheerconsole voor het team: offertes, aanbiedingen, bestelbonnen, sites, agenten, opmerkingen, documentenkluis, maatschappelijke steun en analyse van aanbestedingen.
Functies, één voor één
- Publieke offerte-assistent in drie stappen, dan bevestiging, met hervatting van het concept in de browser.
- Vragenlijsten per activiteit: evenementen, gebouwbewaking, persoonsbescherming in het buitenland.
- Interne berekening van de nodige bezetting op basis van de antwoorden (uur, alcohol, vip, waarden, flux per toegang). De klant ziet nooit een cijfer: richtprijs en marge blijven voorbehouden aan de administratie.
- Offertewachtrij in de console, aanmaak van een aanbieding, beveiligde link naar de klant en “voor akkoord”.
- Bestelbonnen met elektronische handtekening, herinnering tot ondertekening, vooruitbetaling en voorschotfactuur.
- Beheer van sites, dringende opmerkingen naar meerdere agenten, klantaanvragen en een klantportaal.
- Zeven verschillende rollen, van beheerder tot agent, met rechten in de database.
- Herinnering voor onvolledige agentdossiers, per e-mail of sms, één fiche of een selectie tegelijk.
- Documentenkluis met rechtenmatrix per rol, tijdelijk geldige deellinks en gelogde downloads.
- Rubriek “Maatschappelijke steun”: catalogus, dossiers, historiek en wekelijkse opvolging.
- Ondersteunde analyse van aanbestedingen, waarbij persoonsgegevens worden gemaskeerd vóór elke verzending naar de AI, en opvolging van overheidsopdrachten met menselijke beslissing.
- Agentenruimte: posten, opdrachtorders, documenten, berichten en vragen; ingesproken en vertaalde rapporten.
- Planning, opdrachtorders, kaart en geolocatie.
De online aanvraagmodule
De bezoeker kiest zijn activiteit, beantwoordt een aangepaste vragenlijst, laat zijn gegevens achter en krijgt een bevestiging. Online wordt geen prijs getoond: het team belt terug met een aanbieding.
De stappen
- Keuze van de activiteit: evenement, gebouwbewaking of internationale bescherming.
- Vragenlijst van de activiteit. Evenement: type, aantal personen, toegangen, duur, uur, zone, alcohol, vip, waarden, meerdere dagen, gemeentelijke toelating. Gebouw: type site, dekking, gelijktijdige posten, oppervlakte, toegangen, gevoelige zones, veiligheidspost, kwalificaties. Internationaal: land, profiel, beschermde personen, duur, verplaatsingen, discretie, voertuig, verblijf, teamgrootte.
- Gegevens: naam en e-mail verplicht; bedrijf, telefoon, periode en budget facultatief; bijlage in pdf, png of jpg in een privéruimte; GDPR-toestemming verplicht.
- Samenvatting, dan bevestiging zonder cijfer.
Wat daarna gebeurt
- De server valideert alles opnieuw en aanvaardt enkel de publiek aangeboden activiteiten.
- Hij berekent de bezetting en een richtprijs volgens het geldende uurtarief en de indexering van de sector; die prijs blijft intern. Internationale bescherming wordt met een menselijk telefoontje behandeld.
- De aanvraag wordt geregistreerd met een geldigheidsdatum; de actie komt in het logboek.
- De beheerders krijgen een e-mail, en een sms als er een nummer is ingesteld. Die verzendingen blokkeren de aanvraag nooit.
- In de console: status, aanbieding, klantlink, voor akkoord, bestelbon, handtekening, vooruitbetaling.
Techniek
Next.js, Supabase (database, rechten, opslag), Vercel in de regio Frankfurt, Brevo voor e-mails en sms, elektronische handtekening en betaling via Europese providers, in Europa gehoste AI voor de analyse van aanbestedingen.