NBS Security — site, devis par activité et console de gestion
Le client
NBS Security est une société belge de gardiennage, en Wallonie, qui travaille pour des événements, des bâtiments et des missions de protection.
Le besoin
Recevoir des demandes de devis déjà qualifiées selon l’activité, puis gérer sites, agents, offres et documents dans un seul outil, en français, néerlandais et anglais.
Ce qui a été construit
Un site vitrine trilingue et, derrière lui, une application de devis et une console de gestion pour l’équipe : devis, offres, bons de commande, sites, agents, remarques, coffre-fort documentaire, aides sociétales et analyse des appels d’offres.
Fonctionnalités, une par une
- Assistant de devis public en trois étapes, puis confirmation, avec reprise du brouillon dans le navigateur.
- Questionnaires propres à chaque activité : événements, surveillance de bâtiment, protection de personnes à l’international.
- Calcul interne de l’effectif nécessaire à partir des réponses (horaire, alcool, VIP, valeurs, flux par accès). Le client ne voit jamais de chiffre : un prix indicatif et une marge restent réservés à l’administration.
- File des devis dans la console, création d’une offre, lien sécurisé envoyé au client et « bon pour accord ».
- Bons de commande avec signature électronique, relance de signature, prépaiement et facture d’acompte.
- Gestion des sites, des remarques urgentes envoyées à plusieurs agents, des demandes clients et d’un portail client.
- Sept rôles distincts, de l’administrateur à l’agent, avec droits en base de données.
- Relance des dossiers d’agents incomplets, par e-mail ou par SMS, une fiche ou une sélection à la fois.
- Coffre-fort documentaire avec matrice de droits par rôle, liens de partage limités dans le temps et téléchargements journalisés.
- Rubrique « Aides sociétales » : catalogue, dossiers, historique et veille hebdomadaire.
- Analyse assistée des appels d’offres, les données personnelles étant masquées avant tout envoi à l’IA, et veille des marchés publics avec décision humaine.
- Espace agent : postes, ordres de mission, documents, messages et questions ; rapports dictés puis traduits.
- Planning, ordres de mission, carte et géolocalisation.
Le module de demande en ligne
Le visiteur choisit son activité, répond à un questionnaire adapté, laisse ses coordonnées et reçoit une confirmation. Aucun prix n’est affiché en ligne : l’équipe rappelle avec une offre.
Les étapes
- Choix de l’activité : événement, surveillance de bâtiment ou protection internationale.
- Questionnaire de l’activité. Événement : type, nombre de personnes, accès, durée, horaire, zone, alcool, VIP, valeurs, plusieurs jours, autorisation communale. Bâtiment : type de site, couverture, postes simultanés, surface, accès, zones sensibles, PC sécurité, qualifications. International : pays, profil, personnes protégées, durée, déplacements, discrétion, véhicule, hébergement, taille de l’équipe.
- Coordonnées : nom et e-mail obligatoires ; société, téléphone, période et budget facultatifs ; pièce jointe PDF, PNG ou JPG déposée dans un espace privé ; consentement RGPD obligatoire.
- Récapitulatif, puis confirmation sans chiffre.
Ce qui se passe ensuite
- Le serveur revalide tout et n’accepte que les activités proposées au public.
- Il calcule l’effectif et un prix indicatif selon le taux horaire en vigueur et l’indexation du secteur ; ce prix reste interne. La protection internationale est traitée par rappel humain.
- La demande est enregistrée avec une date de validité ; l’action est inscrite au journal.
- Les administrateurs reçoivent un e-mail, et un SMS si un numéro est configuré. Ces envois ne bloquent jamais la demande.
- Dans la console : statut, offre, lien client, bon pour accord, bon de commande, signature, prépaiement.
Technique
Next.js, Supabase (base, droits, stockage), Vercel en région Francfort, Brevo pour e-mails et SMS, signature électronique et paiement par prestataires européens, IA hébergée en Europe pour l’analyse des appels d’offres.